Сохраните исходное ожидание до разгрузки
Подготовьте заказ поставщику, согласованный состав партии и подтверждение отгрузки. В рабочей таблице укажите SKU, вариант, единицу учёта и ожидаемое количество. Сохраняйте исходник: исправление планового количества под фактическое стирает само расхождение.
Уточните, что означает строка документа: штука, пара, комплект или короб с определённым вложением. Десять коробов не означают десять продаваемых единиц. Условия проверки и порядок уведомления возьмите из своего договора; универсального срока и формы для всех поставщиков нет.
Зафиксируйте внешнее состояние и связь с партией
До вскрытия снимите общий вид груза, повреждённые места и обозначения партии. Присвойте приёмке внутренний номер, свяжите с ним фотографии, время и исполнителей. Затем открывайте короба последовательно, не смешивая содержимое разных поставок на одном столе.
Фотография одной порванной коробки без связи с товаром недостаточна для понимания недостачи. Покажите, какой короб проверялся и что находилось внутри. Не публикуйте рабочие документы и данные контрагентов в карточке товара; ограничьте доступ к материалам приёмки.
Пересчитайте товар и разделите типы расхождений
Сверьте модель, вариант и количество по каждой строке, а не только общий итог. Отдельно запишите недостачу, лишние единицы, пересорт, повреждение и несоответствие комплектности. Например, вместо двадцати синих изделий пришли восемнадцать синих и два зелёных: общий итог верен, но состав партии нет.
Повторите пересчёт спорной позиции вторым сотрудником или другим способом. Ошибки единицы измерения и пропущенный внутренний пакет часто выглядят как недостача. Пока факт не подтверждён, не меняйте исходный план и не объявляйте поставщика виновным.
Составьте понятный пакет для обсуждения
Сделайте таблицу «ожидалось — получено — расхождение», приложите фотографии и номера исходных документов. Для каждой проблемы сформулируйте запрос: дослать, заменить, согласовать возврат или уточнить данные. Не смешивайте подтверждённые факты с предположениями о том, на каком этапе исчез товар.
Отправьте материалы способом, предусмотренным вашим договором, и сохраните подтверждение отправки. Формальные требования и последствия спорной приёмки проверяйте с ответственным специалистом: этот рабочий порядок не заменяет юридическое заключение. Фиксируйте ответ поставщика и согласованное решение, а не только устный звонок.
Закройте расхождение без двойного остатка
В доступный запас передайте фактически проверенные пригодные единицы. Повреждённые и спорные храните с отдельным статусом. Если поставщик дослал недостачу, оформите новую связанную приёмку и не добавляйте количество второй раз как «исправление» старой записи.
После решения сверяйте три величины: принято на склад, доступно к продаже и остаётся спорным. Согласование компенсации само по себе не создаёт физического товара. Для повторяющихся ошибок анализируйте конкретные SKU и тип расхождения, чтобы менять проверку, а не лишь увеличивать запас.
Как ВитринаPro убирает повторную передачу остатков
Исходные документы, фотографии и обсуждение с поставщиком ведите в своём учёте. ВитринаPro помогает синхронизировать подтверждённый доступный остаток между площадками после приёмки. Сервис не составляет претензию и не решает спор, но сокращает ручной перенос проверенного количества в кабинеты.
Настройте передачу свободного пригодного запаса без повреждений и резервов. Сначала проверьте один SKU до и после закрытия расхождения. Так поступление досланных единиц отражается последовательно, а план поставки не превращается в преждевременное обещание наличия.
Частые вопросы
Коробов столько же, сколько в документе. Проверка закончена?
Нет. Нужно проверить вложение, единицы учёта и состав по SKU: пересорт может не менять общий итог.
Нужно исправлять план под фактическое количество?
Сохраните исходный план, а фактическую приёмку и расхождение запишите отдельно.
Досланный товар увеличивает старую приёмку?
Оформите связанное поступление так, чтобы одно физическое количество не было учтено дважды.
Когда сообщать поставщику о проблеме?
Следуйте согласованному договорному порядку и срокам. Сохраните материалы проверки и подтверждение уведомления.
Используйте ВитринаPro для передачи проверенных остатков между площадками, чтобы не повторять обновление в каждом кабинете.
Синхронизация проверенных остатков
